Hướng dẫn nhận hóa đơn tự động với Zalo Ads

Từ ngày 01/01/2021, Zalo Ads giới thiệu tính năng xuất hóa đơn tự động cho các giao dịch nhà quảng cáo nạp tiền trên hệ thống. Hóa đơn sẽ được tự động gửi trực tiếp đến email của nhà quảng cáo và nhà quảng cáo có thể tải trực tiếp hóa đơn trong tài khoản quảng cáo của mình.

Nhà quảng cáo vui lòng xem kỹ các thông tin bên dưới.

Điều kiện áp dụng

Hóa đơn tự động chỉ áp dụng cho tài khoản quảng cáo đáp ứng tất cả điều kiện sau:

• Tài khoản quảng cáo không gia nhập vào bất kỳ công ty quảng cáo nào tại thời điểm nạp tiền và thời điểm kế toán xuất hóa đơn,
• Nhà quảng cáo phải cung cấp đầy đủ thông tin xuất hóa đơn như hướng dẫn bên dưới.
• Các giao dịch nạp tiền phải chọn Nhận hóa đơn

Cách thức nhận hóa đơn

1. Nhận hóa đơn khi nạp tiền trực tuyến (nạp qua thẻ ATM/VISA/MASTER/JCB)

Bước 1: Sau khi nhập số tiền cần nạp, nhà quảng cáo nhấn chọn lựa chọn Xuất hóa đơn tại phần Yêu cầu hóa đơn

Bước 2: Nhà quảng cáo chọn loại hóa đơn muốn nhận

• Hóa đơn doanh nghiệp: dành cho doanh nghiệp có Mã số thuế (Mst) đang hoạt động trên hệ thống của tổng cục thuế. Thông tin Mst phải tra cứu được trên Tổng cục thuế: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
• Hóa đơn cá nhân: dành cho cá nhân không phải doanh nghiệp nhưng vẫn muốn nhận hóa đơn số tiền nạp.

Bước 3: Nhà quảng cáo nhập thông tin xuất hóa đơn tương ứng. Nếu chọn loại hóa đơn cá nhân, nhà quảng cáo không cần điền thông tin Mã số thuế.

2. Nhận hóa đơn khi chuyển khoản

Bước 1: Nhà quảng cáo truy cập vào mục Nạp tiền => chọn Chuyển khoản nhanh => nhà quảng cáo nhấn chọn lựa chọn Xuất hóa đơn tại phần Yêu cầu hóa đơn & cập nhật thông tin xuất hóa đơn & nhấn nút Tiếp tục,

Bước 2: Nhà quảng cáo được chuyển đến phần thông tin chuyển khoản bao gồm Số tài khoản thụ hưởng, Ngân hàng thụ hưởng, Tên tài khoản thụ hưởng & Nội dung chuyển khoản

Bước 3: Khách hàng thực hiện chuyển khoản trên hệ thống Internet Banking của ngân hàng và điền đúng thông tin nội dung chuyển khoản hệ thống yêu cầu.

Lưu ý: Nếu mã số thuế doanh nghiệp có trạng thái không hoạt động/tạm ngưng tại thời điểm kế toán xuất hóa đơn, thì hóa đơn cho tài khoản sẽ được xuất dưới dạng hóa đơn cá nhân và sẽ không được điều chỉnh/xuất lại hóa đơn doanh nghiệp.

Thời gian & Phương thức nhận hóa đơn

1. Thời gian xuất hóa đơn

Kế toán Zalo Ads sẽ xuất hóa đơn trong vòng 1 ngày làm việc sau ngày nhà quảng cáo nạp tiền và có chọn Nhận hóa đơn cho số tiền nạp.

Ví dụ:

• Nếu nhà quảng cáo nạp tiền ngày thứ 2, thì nhà quảng cáo sẽ nhận được hóa đơn vào thứ 3 của tuần.
• Tuy nhiên, nếu nhà quảng cáo nạp tiền ngày thứ 6, thứ 7 hoặc Chủ Nhật , thì nhà quảng cáo sẽ nhận được hóa đơn vào ngày thứ 2 của tuần tiếp theo.

Nếu nhà quảng cáo nạp tiền vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, hoặc ngày cuối tháng, thì hóa đơn sẽ được xuất và gửi trong vòng 7 ngày làm việc của tháng tiếp theo.

Ví dụ:

• Trong trường hợp ngày làm việc cuối cùng của tháng là ngày 29/1/2021, nếu nhà quảng cáo nạp tiền vào các ngày 29 – 30 – 31/1/2021, thì hóa đơn sẽ được gửi đến nhà quảng cáo trong vòng 7 ngày làm việc của tháng 2/2021

Trong trường hợp nhà quảng cáo nạp tiền trong vòng 7 ngày làm việc đầu tiên của tháng, thì hóa đơn sẽ được xuất vào ngày làm việc thứ 8 của tháng.

Ví dụ:

• Nếu nhà quảng cáo nạp tiền trong thời gian từ ngày 1/2 đến ngày 9/2 (7 ngày làm việc đầu tháng 2/2021), thì hóa đơn sẽ được xuất và gửi đến nhà quảng cáo vào ngày 10/2/2021 (ngày làm việc thứ 8 của tháng 2/2021).

2. Phương thức nhận hóa đơn

Nhà quảng cáo có thể lấy hóa đơn theo 2 phương thức sau:

Phương thức 1: Hệ thống gửi hóa đơn tự động đến email khách hàng đăng ký trong tài khoản quảng cáo. Nhà quảng cáo vui lòng kiểm tra hộp thư đến hoặc hộp thư spam từ địa chỉ gửi email: [email protected]

Phương thức 2: Nhà quảng cáo có thể chủ động tải hóa đơn tại website: https://hoadon.adtima.vn

Để tải hóa đơn, nhà quảng cáo cần có Mã nhận hóa đơn tương ứng với hóa đơn của doanh nghiệp. Nhà quảng cáo có thể tìm thấy Mã nhận hóa đơn theo các bước sau.

Bước 1: Nhà quảng cáo vào trong phần Thông tin hóa đơn trong tài khoản quảng cáo, hoặc có thể truy cập theo đường link: https://ads.zalo.me/client/member/invoice

Bước 2: Nhà quảng cáo nhấn chọn phần HTML để xem hóa đơn trực tuyến và lấy thông tin Mã nhận hóa đơn (ở phía dưới dùng của hóa đơn)

Bước 3: Nhà quảng cáo truy cập trang tra cứu hóa đơn điện tử và điền thông tin Mã nhận hóa đơn cùng để tìm và tải hóa đơn dạng Pdf. Nhà quảng cáo có thể truy cập tại link sau: https://hoadon.adtima.vn

3. Số tiền xuất hóa đơn

Số tiền xuất hóa đơn sẽ là tổng số tiền tất cả giao dịch nạp tiền trong ngày hôm trước.

• Ví dụ: Ngày 03/01/2021 nhà quảng cáo nạp 5 giao dịch, mỗi giao dịch nạp 1,000,000đ, thì giá trị hóa đơn sẽ là 5,000,000đ

• Lưu ý:
  • Zalo Ads chưa hỗ trợ tách hóa đơn nếu nhà quảng cáo nạp tiền trên một kênh nạp tiền duy nhất.
  • Trong trường hợp tổng các giao dịch nạp trong ngày trên 20,000,000đ, nhà quảng cáo vui lòng tham khảo ý kiến kế toán doanh nghiệp về điều kiện nạp tiền và nhận hóa đơn. (Ví dụ: nhiều doanh nghiệp cần chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp khi số tiền trên hóa đơn lớn hơn hoặc bằng 20tr)

4. Thông tin xuất hóa đơn

Thông tin xuất hóa đơn sẽ là thông tin gần nhất nhà quảng cáo cập nhật tại thời điểm hệ thống xuất hóa đơn tự động. Nếu nhà quảng cáo muốn xuất hóa đơn với 2 thông tin doanh nghiệp khác nhau, nhà quảng cáo cần tạo 2 tài khoản quảng cáo khác nhau.

• Ví dụ:
  • Ngày 01/01/2020, khách hàng nạp tiền với thông tin cty A, hóa đơn ngày 01/01/2020 sẽ thông tin của công ty A.
  • Ngày 02/01/2020, khách hàng nạp tiền với thông tin cty B, hóa đơn ngày 02/01/2020 sẽ thông tin của công ty B.

Lưu ý xuất hóa đơn Zalo Ads

Ngoài việc hỗ trợ nhà quảng cáo xuất hóa đơn, Zalo Ads còn có một số quy định về phần xuất hóa đơn trên hệ thống. Nhà quảng cáo vui lòng nhấn vào nút bên dưới để xem Lưu ý về xuất hóa đơn.